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大会期间，亚冬会组委会将组织召开多场代表团一对一会议，设立媒体运行、票务、礼宾、国际政要、医疗服务等14个业务领域咨询台，精准了解各代表团需求，听取各代表团宝贵建议，畅通与各代表团之间的沟通渠道。另外，各代表团还将实地考察市区冰上项目竞赛场馆、亚布力雪上项目竞赛场馆、运动员村、雪上颁奖广场，全面了解各场馆设施配套及场地条件。此外，参会代表团还将参观游览冰雪大世界梦幻冰雪馆华体会官方冠名狼堡，近距离体验“奥运冠军之城”“双亚冬之城”的冰雪文化底蕴。